4 Nachteile der Verwendung von Microsoft Word anstelle von Google Docs

Wenn Sie jemanden fragen, welches das beste Textverarbeitungsprogramm ist, wird die Antwort wahrscheinlich Microsoft Word sein. Sie können Dokumente erstellen und bearbeiten, erweiterte Formatierungen durchführen, komplexe Formulare und Diagramme erstellen, die Rechtschreibung Ihres Textes überprüfen und sogar Ihre Änderungen verfolgen. Wenn Sie insbesondere Word für Microsoft 365 verwenden, haben Sie auch Zugriff auf Cloud-Funktionen und Copilot, einen in Windows 11 integrierten KI-Assistenten und verschiedene Microsoft 365-Apps. Darüber hinaus stehen für Word zahlreiche Plugins exklusiv zur Verfügung, die den Funktionsumfang erweitern. Es hat eine lange Geschichte und eine große Community, die es seit Jahrzehnten unterstützt. Dann ist da noch Google Docs, ein würdiger Konkurrent.

Um es klarzustellen: Es geht nicht darum, welches der beiden besser ist. Wenn wir sie Feature für Feature gegeneinander antreten lassen, wird Word definitiv der Gewinner sein. Dies bedeutet nicht automatisch, dass Word in allen Szenarios besser ist als Google Docs. Manchmal wünschen sich Benutzer ein Textverarbeitungsprogramm, das benutzerfreundlicher ist, das Offline-Desktop-Erlebnis nicht blockiert, nativ cloudbasiert ist und keine Kompatibilitätsprobleme verursacht.

Wenn man Kriterien wie diese berücksichtigt, zeigt MS Word im Vergleich zu seinem Konkurrenten einige Schwächen. Google Docs ist zusammen mit Google Sheets und Slides einer der Gründe, warum Microsoft 365 für den durchschnittlichen Benutzer, der keine erweiterte Suite von Produktivitätstools benötigt, nicht notwendig ist. Es ermöglicht die einfache Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Online-Zusammenarbeit und -Freigabe.

Im Vergleich zu Google Docs gilt Microsoft Word als ausgereiftere und robustere Anwendung. Es gibt es seit 1983, Google Docs erschien 2006. Microsoft hatte mehr Zeit, zu experimentieren und Word mit vielen Funktionen zu integrieren, die von einfach bis fortgeschritten reichen. Und um das Auffinden all dieser Funktionen zu erleichtern, wurde 2007 die Ribbon-Oberfläche eingeführt, eine horizontale Leiste, die verschiedene Schaltflächen, Symbole und zugehörige Menüelemente in Abschnitte gruppiert. Mithilfe der Registerkarten oben können Sie zwischen den Menübändern wechseln. Es gibt eine Lernkurve, die insbesondere Anfänger als überwältigend und unintuitiv empfinden.

Google Docs bietet eine viel einfachere Benutzeroberfläche. Oben befindet sich ein Menü, das Benutzer intuitiv zu allen benötigten Funktionen führt. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die Formatierungsoptionen Ihren Text fett, kursiv und unterstrichen darstellen, ist es sinnvoller, auf „Format“ > „Text“ zu klicken. In Word finden Sie diese Optionen auf der Registerkarte „Startseite“, was kein offensichtlicher Name für eine Registerkarte mit Formatierungsoptionen ist. Google Docs verfügt außerdem über eine Symbolleiste unterhalb des oberen Menüs mit häufig verwendeten Befehlen zum Formatieren von Text. Insgesamt ist die Navigation in Google Docs viel einfacher.

Die Möglichkeit, vollständig offline zu arbeiten, ist eine der wichtigsten Funktionen von Word. Allerdings ist es in der Desktop-App hinter einer Paywall gesperrt. Sie müssen entweder ein Microsoft 365-Abonnement erwerben, das bei 9,99 $ pro Monat beginnt, oder eine einmalige Gebühr von 179 $ für die Office 2024-Suite zahlen. Beide Optionen sind nicht billig, insbesondere wenn man die laufenden Kosten des Abonnements berücksichtigt. Darüber hinaus ist Office 2024 vollständig offline, ohne Cloud-Funktionen oder Copilot.

Dies ist die klassische Erfahrung für Menschen, die lieber alleine arbeiten oder sich keine Sorgen darüber machen möchten, was passiert, wenn ein Cloud-Dienst ausfällt. Die mobile Microsoft Word-App ist die einzige, die Sie offline kostenlos nutzen können (mit eingeschränkter Funktionalität), da Microsoft Word für das Web nur online verfügbar ist. Google Docs ist für den persönlichen Gebrauch völlig kostenlos und Benutzer können es offline verwenden. Es ist nicht so nahtlos wie Word, aber die gute Nachricht ist, dass es sich um ein einzigartiges Setup handelt, das nützlich sein kann, wenn Sie keine Internetverbindung haben.

Sie müssen die Google Docs Offline Chrome-Erweiterung für Chrome und Microsoft Edge herunterladen. Anschließend können Sie Dokumente offline erstellen, bearbeiten und anzeigen. Wenn Sie sich erneut anmelden, werden Offlinedateien mit Google Drive synchronisiert. Darüber hinaus müssen Sie die online erstellten Dateien offline verfügbar machen, damit Sie sie ohne Internetverbindung anzeigen und bearbeiten können.

Die Desktop-Version von Microsoft Word ist in erster Linie als Offline-Anwendung bekannt, während Google Docs eine cloudbasierte Webanwendung ist. Allerdings verfügt Word über einige Cloud-Funktionen: Sie müssen sie nur aktivieren. Zu den jetzt verfügbaren Funktionen gehören automatische Sicherung, Zusammenarbeit in Echtzeit und geräteübergreifende Synchronisierung. Das Problem besteht darin, dass Sie das Dokument zunächst auf OneDrive oder SharePoint hochladen müssen, bevor dies passieren kann. Dies muss für jede Datei durchgeführt werden, was den Prozess etwas erschweren kann, wenn Sie von Anfang an die Vorteile der Cloud nutzen möchten.

Bei Google Docs wird das Dokument automatisch mit der Cloud synchronisiert, wenn Sie es online erstellt haben. Aufgrund des zusätzlichen Schritts mit Word denken Sie vielleicht, dass es eine gute Idee ist, einfach mit der Arbeit an dem Dokument zu beginnen und es später auf OneDrive hochzuladen, aber in der kurzen Zeit, in der es nicht hochgeladen wird, ist das Risiko, dass Ihre Arbeit verloren geht, größer als bei der Verwendung von Google Docs. Da der Versionsverlauf deaktiviert ist, wenn er nicht auf OneDrive oder SharePoint hochgeladen wird, müssen Sie sich auf die knifflige Dokumentwiederherstellungsfunktion der App verlassen, die möglicherweise nicht immer die letzte Version wiederherstellt, an der Sie gearbeitet haben.

Nehmen wir an, Sie erstellen ein Dokument in Word für Microsoft 365 und senden das Dokument an jemanden, der Word für Office 2021 verwendet. Sie können nicht erwarten, dass alle von Ihnen vorgenommenen Formatierungen in der verwendeten Version gleich aussehen. Schriftarten können ein großes Problem darstellen, insbesondere wenn Sie weniger verbreitete Schriftarten verwenden, die auf dem Computer der anderen Person nicht verfügbar sind. Dies kann die Zusammenarbeit frustrierend machen (wenn die Übertragung von Dateien zwischen Ihnen anstelle eines Echtzeit-Zusammenarbeitslinks nicht ohnehin mühsam ist). Das bedeutet, dass Sie bestimmte Einschränkungen beachten müssen, um sicherzustellen, dass die Datei in älteren Versionen von Microsoft Word geöffnet werden kann.

Wenn die Datei nur zum Ansehen bestimmt ist, werden beim Exportieren und Versenden als PDF alle Formatierungen beibehalten. Google Docs hingegen funktioniert für alle gleich. Jeder nutzt immer die gleiche Version und diese ist immer aktuell. Es spielt keine Rolle, welche Plattform sie verwenden, da Google Docs eine Webanwendung ist. Das bedeutet, dass unter Windows, Mac, Linux und sogar Chromebooks alles beim Alten bleibt. Wenn Google Doc-Dateien jedoch im DOCX-Format heruntergeladen und in Word geöffnet werden, können Benutzer auf Kompatibilitätsprobleme stoßen, insbesondere bei der Formatierung von Tabellen, Kopf- und Fußzeilen sowie Bildern.