Hier ist ein klassisches Beispiel für technische Frustration: Sie versuchen, ein wichtiges Dokument per E-Mail an einen Kollegen zu senden, doch der Anhang ist zu groß, in einer Weise formatiert, die Ihrem E-Mail-Client nicht gefällt, oder aus unerklärlichen Gründen durch einen zufälligen Fehler verstreut. Obwohl E-Mail ein zentraler Bestandteil unseres Lebens ist, ist sie aufgrund der potenziellen Fehler und Sicherheitsrisiken beim Herunterladen unverschlüsselter Dateien einfach nicht die beste Möglichkeit, Dateien an einen anderen Benutzer zu senden. Anstatt sich für alle Ihre Datenübermittlungsvorgänge auf E-Mail zu verlassen, wäre es für Sie viel einfacher, ein sicheres Upload-Portal oder einen Dateisynchronisierungsdienst zu nutzen.
Durch die Verwendung dedizierter Dienste zum Speichern und Verteilen Ihrer Dateien bleiben diese vor böswilligen Akteuren und E-Mail-Problemen geschützt. Darüber hinaus ist das Senden von Dateien auf diese Weise eine technische Angewohnheit, die Ihnen Zeit spart und Ihnen und Ihren Kollegen, Freunden oder Familienmitgliedern das Durchsuchen von E-Mail-Postfächern nach einem alten oder verlegten Anhang erspart, da sich die Datei immer noch unter demselben Link befindet, über den Sie sie hinterlassen haben.
Sichere Download-Portale und Dateisynchronisierungsdienste sind sicherer und effizienter
Anstatt zu versuchen, eine Reihe von Dateien unterschiedlicher Größe in einer einzigen E-Mail zusammenzupacken und darauf zu hoffen, dass sie zugestellt wird, ist es viel einfacher, sie alle an einem sicheren Ort zu speichern und einen Zugriffslink gemeinsam zu nutzen.
Mit sicheren Download-Portaldiensten wie SendMeSafe, Sharefile und Tresorit können Sie Dateien und Dokumente schnell hochladen und benutzerdefinierte Links erstellen, die Sie sicher an jeden senden können. Solange diese Person den Link oder die Seite mit einem Lesezeichen versehen hat, kann sie bei Bedarf zurückkommen und auf die Datei zugreifen, anstatt sie in ihrem Posteingang zu suchen. Dieser Ansatz ist besonders nützlich für große Unternehmen mit internen Dokumenten, die zusätzliche Vorsichtsmaßnahmen für die Freigabe erfordern, da individuelle Zugriffslinks Aufzeichnungen darüber erstellen, wer wann auf die Dateien zugreift. Das einzige wirkliche Problem sicherer Download-Portale besteht darin, dass sie nicht zur Erleichterung der Zusammenarbeit genutzt werden können. Wenn mehrere Personen auf ein Dokument zugreifen und in Echtzeit Änderungen daran vornehmen müssen, ist das nicht möglich.
In einem solchen Fall würde ein Dateisynchronisierungsdienst genauso gut funktionieren. DropBox, Google Drive und OneDrive speichern Ihre Dateien auf Cloud-Servern und wenden eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an. Anschließend können Sie den Zugriff über einen Link freigeben. Jeder mit den erforderlichen Berechtigungen kann Änderungen an einem Dokument vornehmen und diese sofort für andere Benutzer sichtbar machen – ideal für Remote-Mitarbeiter und gemeinsame Projekte. Diese Dienste sind kostenlos, professionelle Abonnements bieten jedoch Zugriff auf mehr Speicherplatz, wenn Sie große Dateien teilen müssen. Seien Sie vorsichtig, denn Sie sollten bestimmte Dateien, wie zum Beispiel vertrauliche persönliche Dokumente, nicht in der Cloud speichern.